PRIVACYBELEID

1. Inleiding

De Landelijke Werkgroep Neuro-oncologie (‘LWNO’) is een vereniging van medisch specialisten, neuropsychologen, verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten, die patiënten met Neuro-oncologische aandoeningen behandelen. Daarnaast zijn onderzoekers op het gebied van neuro-oncologie lid van de LWNO. Het merendeel van de leden is ook lid van hun respectievelijke wetenschappelijke of beroepsvereniging en is BIG geregistreerd. De LWNO heeft een samenwerkingsverband met Integraal Kankercentrum (IKNL), en vertegenwoordigt de betrokken wetenschappelijke verenigingen (NvN, NVvN, NVRO, NVMO, NVVP, NVR) op het gebied van de neuro-oncologie. De LWNO is gevestigd in het Godebaldkwartier 419, 3511DT te Utrecht en is ingeschreven in het register van de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 40482221.

De LWNO is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de LWNO:

• via de wetenschappelijke verenigingen of beroepsverenigingen ontvangt;
• rechtstreeks van u ontvangt doordat u deze uit eigen beweging aan de LWNO verstrekt, zoals via correspondentie, deelname aan een werkgroep/commissie,  deelname aan door de LWNO georganiseerde activiteiten (bijvoorbeeld een wetenschappelijke dag;
• van u verzamelt wanneer u lwno.nl (“de Website”) bezoekt.

De leden van de LWNO, de bezoekers en gebruikers van de Website of deelnemers aan werkgroepen/commissies moeten erop kunnen vertrouwen dat de LWNO zorgvuldig en veilig met de verzamelde persoonsgegevens omgaat. De LWNO is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft onder meer door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, en transparantie.

In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u ontvangen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en welke rechten in dat kader aan u toekomen.

2. Persoonsgegevens, doeleinden en verwerkingsgronden

Categorieën van persoonsgegevens

Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een e-mailadres zijn. De LWNO verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorieën van persoonsgegevens:

1. NAW-gegevens (voorletter(s); voornaam; tussenvoegsel(s); achternaam; werkadres; huisnummer; huisnummer toevoeging; postcode; woonplaats; land)
2. Overige persoonskenmerken (geslacht; titulatuur)
3. Specialismegegevens ((medisch) specialisme(n); naam wetenschappelijke vereniging; naam organisatie/instelling waar aangeslotene werkzaam is; werkzaam in vrij beroep, dienstverband ziekenhuis, umc, overig)
4. Communicatiegegevens (telefoonnummers (mobiel) privé en/of werk; email privé en/of werk)
5. Administratiegegevens (bankgegevens)

Doeleinden van de gegevensverwerking

De LWNO verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

1. Het voeren van een administratie van de LWNO en ten behoeve van het realiseren van de statutaire doelstellingen van de LWNO; 
2. Om achterbanpeilingen te faciliteren en te coördineren in het kader van (collectieve) belangenbehartiging op het gebied van onder meer beroepsbelangen, kwaliteit, opleiding, wetenschap en innovatie;
3. Om contact te kunnen onderhouden met en tussen de leden en de (plaatsvervangende) vertegenwoordigers in commissies/werkgroepen/algemene vergadering;
4. Om informatie omtrent (collectieve) producten en diensten van of vanuit de LWNO toe te sturen welke van belang kunnen zijn voor de aangeslotenen, waaronder bijvoorbeeld nieuwsbrieven;
5. Voor historische, statistische en archiefdoeleinden;
6. Voor het onderhouden, verbeteren en beveiligen van de Website of andere (digitale) kanalen;
7. Verbeteren van de informatievoorziening en het toespitsen van de informatie op de ontvangers;
8. Voeren van financiële administratie;
9. Verschaffen van een account, de beveiliging en afscherming hiervan;
10. Afhandeling en beoordeling van sollicitaties;
11. Voldoen aan wet- en regelgeving en andere op de LWNO rustende verplichtingen.

Grondslagen van de gegevensverwerking

De LWNO waarborgt dat uw persoonsgegevens uitsluitend op rechtmatige gronden worden verwerkt. Er kunnen meerdere van de volgende verwerkingsgrondslagen op de gegevensverwerking van toepassing zijn:

1. De verwerking van uw persoonsgegevens is door de LWNO noodzakelijk in het kader van uw lidmaatschap van de wetenschappelijke vereniging en uw status van aangeslotene bij de LWNO. Als lid en aangeslotene heeft u statutaire rechten en verplichtingen en voor het uitvoeren en waarborgen daarvan is het noodzakelijk dat de LWNO uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerkingsgrondslag betreft zodoende de noodzaak tot uitvoering van een overeenkomst die u als lid en aangeslotene bent aangegaan met uw wetenschappelijke vereniging en de LWNO.
2. De LWNO verwerkt uw gegevens tevens met het oog op gerechtvaardigde belangen van de LWNO, de wetenschappelijke verenigingen en derden. Onder deze gerechtvaardigde belangen moeten in ieder geval worden begrepen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het kunnen realiseren van de statutaire doelstellingen van de LWNO, de wetenschappelijke verenigingen en die derden. Vanzelfsprekend hecht de LWNO waarde aan uw privacybelang en maakt de LWNO vooraf een belangenafweging.
3. Het kan zijn dat er een wettelijke verplichting op de LWNO rust waarvoor wij uw persoonsgegevens moeten verwerken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om fiscale verplichtingen.
4. Indien de LWNO uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hier aangegeven zal gaan gebruiken, dan zal dat uitsluitend plaatsvinden op de grondslag van uw uitdrukkelijk toestemming. U kunt uw gegeven toestemming te allen tijde intrekken. De LWNO verwerkt uw persoonsgegevens dan niet meer.

De LWNO maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die is gebaseerd op persoonsgegevens en/of tot stand is gekomen met toepassing van profiling.

3. Met wie delen wij persoonsgegevens?

De LWNO gaat discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zal uw gegevens nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming verstrekken aan derden voor (directe) marketingdoeleinden. De LWNO verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden om haar verplichtingen tegenover u te kunnen voldoen, om ervoor te zorgen dat derden aan hun verplichtingen jegens u kunnen voldoen of omdat de LWNO daartoe wettelijk is gehouden.

Vanwege het samenwerkingsverband met de IKNL en de convenanten met de betrokken wetenschappelijke verenigingen kan de LWNO in voorkomende gevallen uw persoonsgegevens vertrekken aan deze partijen.

Voor de wijze waarop de IKNL en de wetenschappelijke verenigingen omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacyverklaringen van deze organisaties.

Wij kunnen voorts derden inschakelen die ten behoeve van de LWNO uw persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan het laten verzenden van nieuwsbrieven. Deze derden zijn verwerkers van de LWNO en verwerken de gegevens slechts ten behoeve van de LWNO en voor geen enkel ander doel. Indien de LWNO verwerkers inschakelt zal zij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten om te waarborgen dat de verwerkers conform de wet- en regelgeving uw persoonsgegevens verwerken en de LWNO daaromtrent instructies kan geven aan de verwerker.

Tenslotte kunnen wij uw persoonsgegevens delen met handhavende autoriteiten of fraudebestrijdende organisaties, wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vordering).

4. Bewaartermijnen

De LWNO bewaart uw gegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. De bewaartermijn die de LWNO hanteert is afhankelijk van het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of er specifieke wettelijke bewaarplichten op ons rusten.

Uw gegevens betreffende lidmaatschap van de wetenschappelijke vereniging worden bijvoorbeeld opgeslagen gedurende uw lidmaatschap en zolang u uit dien hoofde ook aangeslotene bent van de LWNO.  Daarna wordt een minimale set van uw persoonsgegevens nog slechts bewaard voor archief- en statistische doeleinden.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

De LWNO treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

De LWNO beveiligt haar systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Binnen de LWNO kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie noodzakelijkerwijs toegang toe moeten hebben. Onze medewerkers zijn gebonden aan wettelijke en contractuele geheimhoudingsverplichtingen.

Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’) verwerkt.

De LWNO kan gebruik maken van email- en hostingdienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd. In voorkomende gevallen zal de LWNO maatregelen nemen om de doorgifte van persoonsgegevens te legitimeren, bijvoorbeeld door te controleren of een partij is aangesloten bij het Privacy Shield (VS) of door een doorgifte overeenkomst te sluiten gebaseerd op de Standard Contractual Clauses.

6. Voor bezoekers en gebruikers van onze website

Cookies

Gebruik van cookies

De LWNO maakt op de Website gebruik van cookies om het gebruik van de Website voor u makkelijker te maken. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van de Website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar de servers van de LWNO teruggestuurd worden.

Cookies accepteren
De Website functioneert het beste als u de cookies accepteert. U kunt onze cookies eenvoudig accepteren in de cookiemelding die tijdens uw eerste bezoek aan de Website verschijnt.

Cookies verwijderen of uitschakelen
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee

Noodzakelijk/functionele cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk voor een goede werking van de Website.

Analytische cookies
De analytische cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de Website gebruiken. Deze informatie helpt de LWNO om de Website te verbeteren, waardoor deze beter aansluit op uw wensen. De LWNO gebruikt hiervoor Google Analytics om geanonimiseerde overzichten te maken van het bezoekersverkeer op de Website.

Op de Website kunnen links staan naar andere websites waar de LWNO geen toezicht op houdt. De LWNO is dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites en de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door deze websites. De LWNO adviseert u het privacybeleid van deze websites van derden te lezen en contact met deze partijen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

7. Uw rechten

U heeft het recht de LWNO te verzoeken om:

• inzage te geven in uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer),
• uw persoonsgegevens (zoals uw adres of telefoonnummer) te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen;
• uw persoonsgegevens te beperken; en/of
• uw persoonsgegevens door te geven aan u of aan een derde.

Indien en voor zover de LWNO uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken.

Voorts heeft u recht om tegen een bepaalde gegevensverwerking door de LWNO bezwaar te maken.

Wij zullen uw verzoek beoordelen met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek of bezwaar. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen indien de complexiteit van uw verzoek of het aantal verzoeken dat wij krijgen daartoe aanleiding geeft. We zullen u in dat geval informeren.

Houd u er rekening mee dat voor het afwikkelen van uw verzoek een kopie van uw legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te controleren.

Als u klachten heeft over hoe de LWNO met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact met de LWNO opnemen via de contactgegevens in deze Privacyverklaring. De medewerkers van de LWNO helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

8. Contact

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of indien u onjuistheden en/of onvolkomenheden signaleert op de Website stelt de LWNO het op erg op prijs als u dit meldt. U kunt contact met de LWNO opnemen per mail via: lwno@iknl.nl en per telefoon via 088-234 69 88.

De LWNO kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De LWNO raadt u aan om dit document regelmatig te raadplegen om na te gaan of er aanpassingen zijn.

Laatste update: 10 oktober 2019